Arbeitszeiterfassung in Excel und OpenOffice



Zur Verwaltung der Arbeitszeit sollte eine Liste entstehen die automatisch "+/-"-Zeiten berechnet, den aktuellen Urlaubsanspruch erfasst, im laufenden Jahr eine Änderung der Arbeitszeiten ermöglicht, gleichzeitig die Fahrtkosten für die Steuererklärung berechnet ... das Alles ohne Makros wegen der Sicherheit ... und hier ist sie die "ULTIMATIVE" Arbeitszeiterfassung für Excel und OpenOffice .

Allgemein

Alle bundeseinheitlichen Feiertage für Deutschland und Österreich werden automatisch eingetragen mit dem "Faktor" wird festlegt wie der Tag in die Berechnung der Arbeitszeit einfliesst. In hellgrau hinterlegten Feldern sind Usereingaben möglich alle anderen Felder werden automatisch berechnet.
Im Arbeitsblatt Voreinstellungen die gewünschte Jahreszahl, Name, Arbeitszeiten, etc. eintragen danach noch auf dem Arbeitsblatt Feiertage die benötigten Feiertage eintragen und fertig ist ihre ganz persönliche Arbeitszeiterfassung.

Versions-Informationen (Release Notes)

Januar 2016: Kommawerte XX,X für Urlaubsübertrag in den Voreinstellungen; Berechnungsfehler bereinigt; farbliche Markierung für freie Codes (3 Zeilen)

November 2015: Tabelle für 2016 vorausgefüllt bereitgestellt; kleinere Berechnungsfehler behoben

Oktober 2015: OpenOffice Berechnungsfehler der Krankheitstage in den Monatstabellen wurde behoben

März 2015: OpenOffice Berechnungsfehler in der Jahresübersicht wurde behoben

Februar 2015: "?"-Fehler bei der Pausenzeitprüfung behoben

Januar 2015: Fehler bei der Pausenzeitprüfung behoben; Voreinstellungen Größe der Eingabefelder angepasst

Dezember 2014: Fehler bei der Druckausgabe behoben; Nullwerte ausgeblendet

November 2014: Berechnungsfehler bei individuellen Voreinstellungen mit Faktor 0,0 wurden bereinigt. Die Bezeichnungen der Feiertage für Österreich und die Schweiz wurden überarbeitet.

Oktober 2014: Bereitstellung der Arbeitszeittabelle für das Jahr 2015. Berechnungsfehler bei UH für Weihnachten und Silvester wurden bereinigt.

Juli 2014: Berechnungsfehler wurden bereinigt.

Oktober 2013: Bereitstellung der Arbeitszeittabelle für das Jahr 2014 verbunden mit Optimierungen für das aktuelle Office 2013. (Änderung des Formates von XLS nach XLSX) Eine Prüfung der gesetzlichen Pausenzeiten nach deutschem Recht wurde integriert.

September 2012: Korrektur der Berechnungen für Schichtarbeiter wenn über 24:00 Uhr gearbeitet wird. Anpassungen der Berechnungen für Office 2013.

Juni 2012: Automatische Berechnung der Feiertage für Österreich und Deutschland. Anpassung der Pendlerpauschale durch Benutzer möglich.

Juni 2011: Bereitstellung der Arbeitszeiterfassung für OpenOffice im ODS-Format.

Januar 2010: Erweiterung der Funktionalität für die Erfassung von Kurzarbeit. In den Voreinstellungen wurden die zusätzlichen Codes zur Erfassung der Kurzarbeit freigeschaltet. Kurzarbeit (KU) kann zur Eintragung von ganztägiger Kurzarbeit benutzt werden. Kurzarbeit Restzeit (KA) setzt bei teilweiser Kurzarbeit die Soll-Stunden auf die aktuell geleisteten Stunden und berechnet die verbleibende Restzeit als Kurzarbeitszeit. In der Jahresübersicht wurde die Berechnung der statistischen Daten angepasst. Bei der Berechnung der Tage wurden Krank (K) und Krank Restzeit (KR) zusammengefasst und die Berechnung der Kurzarbeitstage hinzugefügt. In der Zeile KU-KA-Arbeitszeit werden die aufgelaufenen Stunden der Kurzarbeit zusammengefasst.

Dezember 2009: Es wurden einige Bugs bereinigt.

Februar 2009: Es wurden einige Bugs bereinigt und die Berechnung der Fahrkosten an das aktuelle Steuerrecht angepasst.

Voreinstellungen

Auf der Registerkarte Voreinstellungen unter Benutzervoreinstellungen werden die aktuelle Jahreszahl, der Name und ggf. die Personalnummer eingetragen.
Im Bereich Übertrag werden die Plus/Minus-Zeiten aus dem Vorjahr eingetragen. Unter SOLL-Arbeitszeit werden die regelmässigen Wochenstunden eingetragen. Auf Grund dieser Eintragung werden dann die Zeiten in der Arbeitszeitliste berechnet. Falls sich im Laufe des Jahres die regelmässige Arbeitszeit ändert, wird das Datum und die neuen Wochenstunden unter Arbeitszeit X ab eingetragen.
Spezielle Eintragungen für die Spalte Code in der Arbeitszeittabelle können in dem darauf folgenden Bereich definiert werden. Der Code muss EINDEUTIG sein!
Zuletzt noch die Urlaubstage eintragen und fertig ist der persönliche Arbeitszeitplaner.

arbeitszeit_voreinstellungen
Ansicht Voreinstellungen

Feiertage

Auf der Registerkarte Feiertage werden alle Feiertage für Deutschland und Österreich automatisch berechnet und eingetragen. In den hellgrauen Feldern kann die Anzeige der Feiertage je nach Bundesland angepasst werden, nicht benötigte Feiertage deaktiviert man indem in Spalte A der Eintrag gelöscht wird. Eine Beschreibung der spezifischen Feiertage findet sich unter Bemerkungen.
Die Felder unter dem 31.12. können für individuelle Feiertage (z.b. in der Schweiz) verwendet werden.

Arbeitszeit Feiertage Beispiel Arbeitszeit Feiertage Baden-Wuertemberg Beispiel Arbeitszeit Feiertage Benutzerdefiniert
Ansicht Feiertage

Monatsansicht

Die Felder Kommt/Geht und Bemerkungen sollten sich von selbst erklären. Wenn eine definierte Pausenzeit davon abgezogen werden soll wird diese unter Pause eingetragen. Die Spalte Codes übernimmt die in den Voreinstellungen definierten Codes um die SOLL-Arbeitszeit zu berechnen. Falls Überstunden ausbezahlt werden diese einfach in der Zusammenfassung eingetragen.

arbeitszeit_januar
Ansicht Januar

Jahresübersicht

Die Jahresübersicht stellt alle in dem Jahr aufgelaufenen Werte in einer übersichtlichen Zusammenfassung dar.

arbeitszeit_jahresuebersicht
Ansicht Jahresübersicht

Fahrtkosten

Zuletzt gibt es noch die Registerkarte Fahrkosten, hier kann für die Steuererklärung eine Berechnung der angefallenen Werbungskosten angezeigt werden.

arbeitszeit_fahrtkosten
Ansicht Fahrtkostenberechnung

Anmerkung zu Open Office

Leider unterstützt Open Office nicht alle in Excel verfügbaren Berechnungs und Formatierungs Optionen.

Q&A

Q: Ich benötige eine Tabelle für das Jahr XXXX.
A: Auf der Registrierkarte Voreinstellungen die Jahreszahl auf XXXX Ändern.

Q: Wie ändere ich die wöchentliche Arbeitszeit?
A: Die Wochenarbeitszeit ist die Summe der Stunden von Montag bis Sonntag.

Q: Ich beginne meine Arbeit nicht am 01.01.XXXX sondern erst am XX.XX.XXXX.
A: Auf der Registrierkarte Voreinstellungen die Zeile hinter dem 01.01.XXXX mit 0:00 Stunden ausfüllen und in der nächsten Zeile das Datum der Arbeitsaufnahme mit den zu leistenden Stunden eintragen.

Fragen

Sind noch Fragen zur Verwendung offen geblieben? Benötigen sie eine spezielle Lösung für Ihre Anforderungen?
Senden sie mir einfach eine Nachricht über das Kontaktformular

Download

Excel Arbeitszeiterfassung (XLSX) download
OpenOffice Arbeitszeiterfassung (ODS) download

Freeware - Donationware

Danke das Sie meine Software verwenden.
Wenn das Programm ihre Erwartungen erfüllt und sie es regelmäßig im Einsatz haben, bitte ich um eine Spende für die Kompensierung der durch Weiterentwicklung oder Verbreitung der Software entstehenden Kosten und den weiteren Ausbau meines Internetangebotes.
Verwenden Sie dazu den folgenden Button und senden sie mir einfach und sicher per PayPal ihre Spende.


Bitte teilt diese Seite in euren sozialen Netzwerken;-)